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Mai dire “Permesso”, “Salve” o “Buon Appetito”; mai passare il piatto al cameriere; non appoggiarsi allo schienale della sedia e soprattutto mai, per nessuna ragione, tenere i gomiti sul tavolo!
Al giorno d’oggi, il galateo può sembrarci un insieme di regole assurde e riservate ad ambienti aristocratici ed elitari. Ma se da un lato alcune usanze possono ormai dirsi superate, è altrettanto vero che l’eleganza non passa mai di moda e che la comunicazione, sia offline che online, è fatta anche (o forse soprattutto) di buone maniere.
Non è un caso che nell’ultimo libro di Elisa Motterle, “Bon Ton Pop”, sia stato riservato un intero capitolo alla cosiddetta business etiquette, ovvero a quei piccoli comportamenti che sarebbe bene conoscere prima di interfacciarsi con il mondo del lavoro in ambito digitale. Perché il galateo non vale solo quando ci si siede a tavola, ma possiamo servircene anche per mandare una buona email di lavoro, per affrontare una Call su Zoom o per utilizzare in maniera corretta i nostri strumenti online.
In un mondo sempre più digitalizzato, la conoscenza di queste semplici regole può fare la differenza in un colloquio di lavoro o in un appuntamento con un cliente e noi, che abbiamo posto la buona comunicazione al centro della nostra mission, vogliamo riassumervi le più importanti!
Partiamo dunque da una constatazione di carattere generale.
Il “tu” non è un peccato, ma il “lei” non è mai sbagliato
Oggi come oggi, anche a causa del ruolo di internet e dei Social Media, il nostro modo di comunicare sta andando verso una sempre maggiore informalità. Se un tempo sarebbe stato impensabile dare del “tu” al proprio datore di lavoro, oggi sono in pochi a pretendere che gli si dia del “lei”.
Talvolta dunque, e specialmente online, può risultare difficile individuare il giusto grado di formalità da mantenere.
Sicuramente molto dipenderà dall’ambiente di lavoro in cui ci si trova: nell’ambito forense, ad esempio, il “lei” è ancora largamente utilizzato, mentre in altri ambienti è più naturale l’utilizzo del “tu”. In caso di dubbi, dunque, è bene sapere cosa suggerisce l’etichetta.
Nel caso ci si rivolga a un proprio superiore, a una persona più anziana o a una signora, sarebbe meglio usare il “lei”, almeno in un primo momento. Se il “tu” non è un peccato, infatti, il “lei” non è mai sbagliato, ed è sicuramente meglio eccedere in formalità che in scortesia e non rischiare di fare una cattiva prima impressione.
Se però si viene invitati a usare il “tu”, è bene accettare l’invito e passare subito a una conversazione più informale: mantenere il “lei” può infatti essere visto come una volontà ingiustificata di tenere le distanze.
Una volta stabilito come rapportarci a chi ci sta davanti, capiamo ora come usare lo strumento di comunicazione digitale più utilizzato in assoluto: la mail. Ovviamente, seguendo le regole del Bon Ton!
Da Goethe a Gmail
Le lettere sono da sempre un mezzo di comunicazione privilegiato: non a caso molta della grande letteratura mondiale (da Goethe a Montesquieu, passando per il conte Dracula) è scritta proprio in forma epistolare.
Le lettere, che un tempo ci si scambiava sia in contesti formali (si dice che Napoleone ne fosse sommerso) sia in contesti privati (le lettere d’amore, impreziosite da gocce di profumo), oggi sopravvivono soprattutto nel contesto lavorativo, sotto forma di e-mail, e hanno molto più spesso il carattere invadente della posta napoleonica, che quello poetico del giovane Werther.
Se il passaggio dal cartaceo al digitale ha fatto perdere a questo strumento una certa dose di romanticismo, le mail hanno tuttavia mantenuto una certa impostazione formale, che sarebbe bene conoscere, prima di cadere in errori superficiali.
Chiediamoci dunque: quali sono gli elementi da tenere in considerazione per un utilizzo galante della posta elettronica?
- Ricorda che un’e-mail non è un post-it e richiede un certo rigore nella sua struttura: servirà dunque un’apertura (“Spettabile Sig… Buongiorno. Le scrivo per…”), una chiusura (“La ringrazio per l’attenzione e le porgo cordiali saluti”) e una firma (“Bonaparte N., Project Manager. Impero Francese S.P.A., Versailles FR”).
- Specifica bene l’oggetto della tua mail, in modo che chi la riceve possa capire da subito ciò di cui si parlerà.
- Formatta il testo in modo da renderlo il più possibile leggibile. Dividilo in paragrafi, utilizza il grassetto per le frasi importanti, ma soprattutto: presta attenzione alla punteggiatura e alla sintassi!
- Non fare attendere troppo una tua risposta e rispondi sempre (anche soltanto per riferire che non sei interessato) entro un paio di giorni.
- D’altro canto, è buona educazione non insistere troppo con chi non ti ha risposto. Evita di bombardare il tuo destinatario con reminder e solleciti: se non ti ha ancora scritto, probabilmente è impegnato in altro. Se la questione è urgente, la cosa migliore è fare una telefonata, scusandosi per il disturbo.
- Fai molta attenzione a chi metti in copia (CC) e soprattutto usa con cautela la copia nascosta (CCN) che spesso può rivelarsi causa di incidenti diplomatici e motivo di imbarazzo.
Ma in alcuni contesti, la mail potrebbe risultare uno strumento eccessivamente formale. Per questo nel mondo digital riscontrano sempre più successo i sistemi di messaggistica veloce, come WhatsApp.
Anche qui, tuttavia, ci sono alcune regole che è bene seguire.
- Non spezzare la tua comunicazione in tanti piccoli messaggi: meglio un unico corpo di testo, ben formattato. Questo per evitare che il tuo destinatario riceva decine di rumorose notifiche o che si perda parte del contenuto.
- Se il tuo destinatario ha un numero aziendale, evita di scrivergli sul telefono privato. E in ogni caso, non inviare messaggi al di fuori degli orari di lavoro.
- Fai attenzione all’italiano: c’è una sostanziale differenza tra un messaggio veloce e un messaggio sgrammaticato.
- Ricordati di non scrivere tutto in maiuscolo, a meno che tu non sia molto arrabbiato: NEL WEB FARE QUESTO EQUIVALE A GRIDARE!!!
- “Grazie”, “Scusi”, “Per favore”, ecc. sono evergreen di una comunicazione educata. Dovremmo smettere di usarli, solo perché siamo su WhatsApp?
Cravatta e pigiama? No, grazie.
La pandemia ha abituato tutti noi a lunghe sessioni di videochiamate. Il dipendente in smart working con giacca e cravatta, ma senza pantaloni, è diventato (ahinoi) una delle immagini simbolo di questi due anni di lavoro. Non dubitiamo che questo particolare “spezzato” possa essere comodo e divertente, ma certamente il Bon Ton è un’altra cosa.
Infatti, nonostante l’atmosfera casalinga possa richiamare le pantofole, il divano e una bella tazza di tè fumante, non dovremmo dimenticare che una riunione è pur sempre una riunione, sia essa in ufficio o in collegamento virtuale e che anche le cosiddette “Call”, richiedono di adeguarsi a un’etichetta. Vediamola assieme:
- In smart working nessuno si aspetta che indossi panciotto e papillon. Ma il vecchio pile sformato della nonna non è di certo una buona alternativa.
Quando si lavora da casa, una delle difficoltà è proprio riuscire a separare il lavoro dalla vita privata: rendersi presentabili durante l’orario lavorativo e mettersi più comodi una volta terminata la giornata non è solo una questione di stile, ma anche un modo per gestire al meglio questa separazione. - Comportati come se fossi in ufficio. Mangeresti mai un sandwich durante una riunione in presenza? Apriresti mai una lattina di Pepsi davanti ai clienti? Sbirceresti mai il telefono finché i colleghi ti parlano? Se la risposta è no, allora meglio non farlo nemmeno da remoto.
- A meno che anche tutta la tua audience non abbia la telecamera spenta, accendila! Non voler comparire in video può sembrare (e a volte è) un gesto di scortesia. Al contrario, spegnere il microfono finché altri stanno parlando, è buona educazione ed evita fastidiosi effetti eco o rumori di sottofondo.
Sii serio, mai serioso!
Si potrebbe pensare che questi comportamenti formalizzati portino inevitabilmente a un certo grigiore. Ma non è così. Il Bon Ton non è un modo per rinchiudere le persone in prigioni di formalismi. Al contrario, esso va inteso come una forma del “prendersi cura”: cura di sé, cura dell’ambiente che ci circonda e cura degli altri.
Uno dei suoi obiettivi è quello di limitare le occasioni di imbarazzo, di disagio o di fastidio, fornendo un terreno comune su cui tutti possano basarsi e… su cui tutti possano sperimentare!
Esatto, sperimentare: perché la comunicazione è una cosa seria, ma senz’altro non seriosa. Una email ben scritta può essere al contempo originale, un messaggio su WhatsApp può essere assieme educato e simpatico e partecipare a una riunione da casa permette, ad esempio, di abbellire a piacimento il proprio angolo ufficio.
Seguendo queste poche e semplici regole e aggiungendo un pizzico di personalità, sarà più semplice passare per persone educate e affidabili, ma al contempo creative e sorprendenti!
Vuoi fare un passo in più?
Se desideri approfondire l’argomento ed esplorare il tema del galateo contemporaneo a 360°, ti consigliamo il già citato libro di Elisa Motterle:
- Motterle E., Bon Ton Pop – Manuale di galateo contemporaneo per migliorare se stessi e vivere bene con gli altri, HarperCollins, Milano 2021: https://www.harpercollins.it/9788869059971/bon-ton-pop/
Se invece hai poco tempo e vuoi qualcosa di sintetico, che ti possa dare delle indicazioni generali sull’uso della tecnologia in ambito lavorativo, la pagina in lingua inglese di Wikipedia è molto ben curata:
- Wikipedia, Work Etiquette, agg. 12 Marzo 2022: https://en.wikipedia.org/wiki/Work_etiquette#Using_Technology
Per chi infine preferisce l’ascolto alla lettura, su YouTube si può trovare un ottimo speach su questo tema, tenuto un paio d’anni fa da Victoria Turk, per Google:
- YouTube, Digital Etiquette: The Future of Good Manners | Victoria Turk | Talks at Google: https://www.youtube.com/watch?v=ava_TPIVnjo
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